2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》，随后，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于6月29日发布了GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准。笔者就新《格式》在实现过程中面临的关键问题进行了初探，试提出如下解决方案。

一、本方案前提与共识

（一）拟制软件。本方案使用Microsoft Word软件为前提，文中所提“软件”或“Word软件”都指此软件。

（二）不轻易变通。新《格式》不能涵盖公文处理工作中出现的所有问题，特殊情况下新《格式》可以适当变通，本方案建立在不轻易变通的前提下。

（三）不面面俱到。新《格式》涵盖公文基本要素18项，本方案依照新《格式》中顺序进行阐述，但只对关键问题提出见解，其它较易解决的问题将会略过。

（四）一些具体情况。一是量词定义与换算。字和行的定义见新《格式》，也是本方案前提之一。二是撑满版心。撑满版心要求第1行字顶格编排在左上角，最后1行字沉底到下边缘，同时要求每页22行，即是说每页公文由22个3号汉字字高加21个行间距组成，这是公文整版构成基础，也是本方案共识。三是适用范围。公文首页各要素变化较多，在“不轻易变通”“撑满版心”等前提和共识下，针对多数适用情况，提出本方案。本方案认为多数适用情况为：通用格式（区别于公文的特定格式）、单一机关发文、标题为2行和分步制发4种情况。“标题为2行”是因为新《条例》要求标题由发文机关名称、事由和文种3部分组成，尽管新《格式》式样中“图2公文首页版式”依然为1行标题，但实际公文标题拟制以2行为多数（其它行数标题需要调整发文机关标志字高或主体行距）。“分步制发”是指一般公文制作分2步完成：第1步设计并印制留白红头，第2步拟制公文其它要素，并套印。四是因不同打印和复印设备等因素，本方案实现各要素设置误差一般在±1mm内。

二、方案具体内容

（一）版面。为符合上白边37mm±1mm，左白边28mm±1mm，版心尺寸为156mm×255mm和双面印刷等要求。在实际页边距设置中应设置：页码范围多页对称页边距，上3.25cm、下3.45cm、内侧2.8cm和外侧2.6cm；同时在首行文字输入时，选中并设置字体格式为：仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt；设置段落格式为：对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt。方可实现4个白边尺寸、版心尺寸、每行28个字、每页22行和双面印刷等要求，同时撑满版心。不建议通过页面设置文档网格的方式来设置每行字数和每页行数。

（二）版心中的版头。按前文设定版面后：

1.设计留白红头。共需2行即可完成设计留白红头：第1行为发文机关标志，第2行为版头中的分隔线。（1）发文机关标志。新《格式》未明确发文机关标志字号大小，“国务院文件”五个字是22mm×15mm，22mm高约为62pt大小的汉字，正文标题字号为2号小标宋，即22pt大小的汉字，故发文机关标志应以62pt为高限、22pt为低限。发文机关标志结合其它因素推荐字体格式设置为：方正小标宋简体、53pt、颜色红色、缩放自定义（根据发文机关名称长短）、位置降低26pt；段落格式设置为：对齐方式居中、行距固定值163pt，实现发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为35mm。（2）版头中的分隔线。版头中的分隔线的垂直位置理解为：发文机关标志下空2行（约59.2pt）、发文字号3号仿宋_GB2312字高（约15.8pt）再加4mm（约11.3pt），以上相加为86.3pt；此分隔线推荐使用边框和底纹格式实现。结合上述因素推荐设置如下：字体格式不用设置；段落格式中行距固定值86pt；边框和底纹格式中线型默认实线、颜色红色、宽度1.5pt、应用于段落、预览选下边线。

2.设计套印文字（版头部分）。各要素位置设置：份号在第1行、密级和保密期限在第2行、紧急程度在第3行，这3个要素均应顶格编排，若缺某个要素，则后面的要素要顶上去，即各要素之前都不留空行；若3个要素都没有，则前3行全为空行。但发文字号和签发人（上行文）始终在第8行。各要素字体、字号和缩进量等参见新《格式》规定，本文略过。

（三）版心中的主体。按前文设定“版面”和“版头”后：

1.标题。发文字号和签发人（上行文）在第8行，第9行专为行距调节行，第10、11行为标题行。第10行标题行的垂直位置取决于第9行行距和第9、10行行间距的数值。那么标题“编排于红色分隔线下空二行位置”处理方法为：设置第9行行距固定值58.3pt（包含发文字号下4mm距离、红色分隔线0.5mm高、红色分隔线下2行行距减去7/8个3号汉字字高）；设置第10行行距固定值35.8pt（包含第9、10行行间距即7/8个3号汉字字高，标题2号汉字字高），即可解决。标题推荐字体设置：方正小标宋简体、二号、位置降低3pt；段落格式设置：对齐方式居中、行距固定值35.8pt。第11行标题直接回行即可，回行和其他注意事项参见新《格式》规定。